Ao longo da sua carreira e vivência profissional, você organizou uma série de eventos e tem consciência de como realizar uma conferência de qualidade. Mas, o que você ainda não sabe é quais são os detalhes que podem fazer a diferença e transformar o seu evento de qualidade em um verdadeiro sucesso, capaz de transformar a vida das pessoas.
Você sabe quais são esses elementos? Entende quais são as estratégias mais eficientes para criar um evento de sucesso, seja um evento criado pelo RH, pelo Marketing ou por uma área específica para isso? Se não, está na hora de descobrir!
Leia o artigo e descubra as 3 estratégias para a realização de eventos corporativos de sucesso!
1. Pense na duração ideal
Quando você começa a organizar a programação do seu evento, precisa estabelecer uma duração, tanto para a convenção como um todo quanto para cada uma das atividades.
Em primeiro lugar, pense no tipo de atividade que você vai proporcionar e nos objetivos por trás de cada uma delas. As palestras no estilo TedX, por exemplo, que possuem o objetivo de passar uma mensagem objetiva e engajar o público, duram aproximadamente 15 minutos. Se o objetivo for desenvolver uma competência técnica ou comportamental ou transmitir informações mais complexas, como acontece em um treinamento ou congresso, a duração típica é entre 1h30 e 2 horas.
Lembre-se de que, quando você cria um evento que dura mais do que o necessário, a audiência fica com a sensação de que perdeu tempo. Já no caso contrário, as informações podem ser passadas muito rapidamente, o que faz com que o público perca conteúdos importantes.
2. Escolha o local ideal
Outro elemento importante é o local do evento. Ele depende diretamente do tipo de atividade que você deseja realizar e da distância da residência ou do local de trabalho dos seus convidados.
Portanto, defina o tipo de sala ideal (auditório, sala de reunião, sala com formato mais informal, na qual as pessoas ficam em círculos etc.). Também pense no conforto dos convidados e na adequação do local às atividades a serem realizadas. Além disso, leve em conta o tempo de deslocamento dos convidados e a acessibilidade.
Você pode, por exemplo, realizar todas as atividades ao ar livre, com a possibilidade de movimentação dos participantes, palestrantes e atividades mais dinâmicas. Dependendo dos seus objetivos, pode ser que uma sala semelhante a um auditório seja a melhor opção. Porém, mesmo nesse caso, busque por inovação e tente reduzir o espaço entre o palestrante e os convidados retirando, inclusive, o palco.
3. Tenha clareza do propósito do evento
Por fim, na hora de planejar um evento corporativo, é essencial ter clareza do propósito, do objetivo central do evento e do valor intrínseco que ele é capaz de gerar para os participantes. Todas as decisões devem ser tomadas com base nisso, de forma a viabilizar que o propósito se concretize. Concorda?
Portanto, se você pretende realizar um evento para passar a cultura da empresa, por exemplo, é importante ter em mente esse foco e pensar em formas de fazer isso para marcar o público. Incluir atividades lúdicas que tratem dos valores da empresa, pode ser uma ótima opção nesse aspecto. Além disso, você pode colocar gincanas e momentos de compartilhamento entre os participantes para potencializar os efeitos.
Planejar a realização de eventos corporativos é uma tarefa difícil, que exige muita reflexão e tomada de decisão. Com essas dicas, você está pronto para organizar um evento de sucesso, capaz de encantar os participantes. Não se esqueça, porém, de documentar todo o planejamento e os indicadores relacionados ao efeito do evento no final. Com isso, você investe na gestão do conhecimento para eventos futuros.
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