Você já sabe como os fornecedores são importantes na hora de organizar um evento, não é mesmo? Afinal, você precisa de pessoal para atender ao público e auxiliar com a infraestrutura, os equipamentos, as bebidas e as comidas para o coffee break, entre tantos outros parceiros.
Mas como você escolhe os seus fornecedores? Já aconteceu de algum deles falhar com você no momento do evento? O que você fez nessa situação? Como você organiza todos os fornecedores na hora e após a ação?
Existem estratégias extremamente eficientes para melhorar a gestão de fornecedores do seu evento. Descubra, agora, quais são elas e garanta o sucesso das atividades programadas!
Tenha clareza do que você quer e de quanto pode pagar
O primeiro passo para realizar uma boa gestão de fornecedores vem antes de, inclusive, entrar em contato com essas empresas. Isso porque é essencial que você tenha clareza do que quer, considerando a qualidade dos produtos, a capacitação do pessoal, os preços oferecidos, a quantidade, as garantias, entre outros elementos. Dessa forma, você parte para a busca com mais clareza e objetividade.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua gestão de fornecedores. Melhor do que as planilhas que você já utiliza, pode ser um software de gestão de eventos. O Trello pode ser uma ótima opção, assim como o Evernote.
Invista na gestão do conhecimento
Outro processo essencial para uma boa gestão de fornecedores é a gestão do conhecimento. Isso porque você já tem experiência em organizar eventos e realiza vários ao longo do ano. Dessa forma, já teve contato com uma série de fornecedores, de setores diferentes.
É essencial que você registre todas as informações sobre cada um deles, incluindo serviços oferecidos, preços, diferenciais, pontos negativos e, até mesmo, o feedback do serviço prestado, caso você já tenha tido contato com ele. Aproveite e organize também feedbacks coletados com outras pessoas que atuam na área ou em sites específicos. Afinal, você pode acabar esquecendo daquele fornecedor que o seu colega já falou que não é confiável, não é mesmo?
Vá além de fornecedores e construa relações de parceria
Os seus fornecedores são um dos maiores parceiros da realização do seu evento corporativo. Afinal, a falta de cada um deles compromete todo o funcionamento das atividades e, pode, inclusive, inviabilizar o evento como um todo.
Portanto, vá além de uma relação apenas de fornecedor e invista em uma relação de parceria entre vocês. Para isso, é necessário desenvolver a confiança mútua e ser claro sobre os seus interesses e necessidades. Quando vocês se tornam parceiros, as chances de sucesso são bem maiores!
Você pode, por exemplo, estabelecer contratos mais longos com os fornecedores e trocar mais informações sobre o trabalho deles. Entenda quais são as principais dificuldades e problemas que eles enfrentam e busquem, juntos, formas de solucioná-los, para que isso não afete o seu evento.
Invista no plano A, mas conte com um plano B, C etc.
Por fim, é essencial que você invista no seu fornecedor, mas não deixe de ter uma carta na manga. Isso significa que apenas o plano A não basta, sendo importante que você também tenha alternativas no caso de imprevistos ou de ausência dos fornecedores com quem fechou contrato inicialmente.
Portanto, tenha sempre mais 1 ou 2 fornecedores que sejam capazes de atender aos seus pedidos de urgência. Dessa forma, se um fornecedor falhar, você pode entrar em contato com outros, negociando preços ou contratos mais longos caso eles sejam capazes de atender ao seu pedido rapidamente.
Os fornecedores são centrais para a realização do seu evento. Dessa forma, é importante que você busque melhorar a gestão dessas empresas e de prestadores de serviços de forma a garantir a qualidade e o sucesso das atividades como um todo. Assim, você garante que tudo sairá como planejado durante o seu evento, encantando o público!
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