As palestras corporativas são ótimas estratégias para agregar conhecimento, alinhar expectativas e discutir diferentes pontos de vista. No entanto, manter as pessoas concentradas por um longo período é um desafio. Inclusive, de acordo com o pesquisador Nathan Kleitman, o cérebro humano só consegue manter o foco entre 90 a 120 minutos, sendo necessário um repouso.
É nesta hora que proporcionar um bom coffee break pode ajudar a tornar seu evento inesquecível, afinal de contas, a comida também influencia na satisfação do encontro. Quando ela é boa, todos elogiam e o evento fica em alta mas, quando ela é ruim ou está fria, por exemplo, a percepção das pessoas sobre o evento fica negativa.
Mas, como planejar essa estrutura? Neste post, eu trouxe 4 passos que explicam como fazer. Acompanhe comigo!
1. Descubra a preferência e o número de participantes
Compreender o número de participantes é fundamental para planejar todos os quesitos seguintes, pois, por meio dessa informação, você saberá qual é o melhor local para atender a demanda e qual será a quantidade de comida, bebida, utensílios e até mobília.
Além disso, é importante identificar qual a preferência do público pelo cardápio. Por exemplo, se o grupo for uma startup, os quitutes podem ser direcionados aos jovens, como biscoitos e doces. Já se o evento for para CEOs e executivos, pede comidas mais refinadas, como massas integrais.
2. Conheça a infraestrutura do local
Os participantes de eventos corporativos costumam se servir de pé, em curto período. Isso significa que o local precisa ter espaço para as pessoas transitarem durante o momento, garantindo fácil acesso por ambos os lados da mesa.
Por isso, a infraestrutura do local também precisa ser analisada. Assim, evitam intercorrências que podem comprometer a satisfação dos participantes. Confira alguns problemas que tem alto índice de reclamação:
- mesas apertadas;
- restos de lixo e comida próximo aos alimentos;
- utensílios descartáveis, como pratos e xícaras;
- demora para repor produtos quando acabam.
3. Defina o horário e duração do coffee break
Em geral, um coffee break dura entre 10 a 30 minutos. Por esse motivo, podem ser necessários mais intervalos, dependendo da duração da cerimônia. Esse controle precisa ser feito junto com o líder de eventos para garantir o cumprimento do horário estabelecido. Inclusive, é preciso monitorar o cronograma constantemente para garantir que o atraso de uma palestra, por exemplo, não comprometa a duração final do evento.
Além disso, o horário de realização é fundamental para definir o cardápio. Por exemplo, quando o coffee break ocorre pela manhã, o ideal é investir em quitutes que fazem parte da rotina matinal, como pães, bolos e cafés. Já quando a pausa é à tarde, vale a pena optar por lanches mais pesados, como sanduíches, bolos recheados e refrigerantes.
4. Escolha o cardápio
Por fim, chegou a hora mais gostosa, que é a escolha do cardápio. Para isso, você pode selecionar as opções que mais se enquadram ao perfil do público, segmento e horário do evento. Uma degustação no local ou, até mesmo, uma breve pesquisa na internet sobre o espaço pesquisado pode ajudar nessa escolha, como no Google ou redes sociais.
Contudo, não se esqueça da decoração, que é fundamental para proporcionar sofisticação e causar boa impressão aos participantes. Além da importância dos utensílios estarem acessíveis, as cores utilizadas também influenciam na satisfação do ambiente.
O coffee break é um importante aliado para proporcionar momentos memoráveis nos eventos corporativos. Por isso, é fundamental ter um plano de ação para evitar imprevistos e garantir que tudo saia conforme esperado. Então, escolha fornecedores com experiência no mercado para garantir tanto o cumprimento do prazo quanto a qualidade dos produtos.
Percebe a importância dessas informações para ter um evento corporativo de sucesso? Então, aproveite e cadastre-se na minha newsletter para receber outros conteúdos como este direto no seu e-mail!