Produzir um checklist para eventos e palestras é algo que gera dúvidas até mesmo em quem já faz esse tipo de trabalho há um bom tempo. Existem detalhes que sempre são levados em consideração, como os equipamentos a serem utilizados, como será a participação dos colaboradores, qual área em específico da empresa vai participar etc.
Você deve estar se perguntando: “Marco, tirando esses aspectos mais básicos, o que precisa ter nesse planejamento?”. Eu darei a resposta nas próximas linhas, pois separei os pontos essenciais de um checklist para eventos e palestras para você elaborar um de acordo com a sua realidade e alcançar todos os objetivos pretendidos. Continue a leitura e aprenda!
Dinâmicas diferenciadas
Um dos principais objetivos de realizar eventos e palestras no âmbito corporativo é justamente envolver os profissionais com alguma finalidade. Isso ajuda a deixá-los engajados com aquele momento e torna o clima organizacional mais positivo. Entre as vantagens de adotar dinâmicas diferenciadas em suas atividades, destaco as seguintes:
- melhorar a comunicação entre os participantes;
- entender o modo como cada colaborador reage a determinados desafios;
- estimular o trabalho em equipe e o comprometimento;
- promover a integração;
- capacitar a equipe;
- melhorar o relacionamento interpessoal no dia a dia;
- aumentar a satisfação dos profissionais.
Espaço do evento
Você já sabe que o planejamento inclui a escolha de um espaço que suporte o número de colaboradores convidados, certo? Mas esse ponto não basta para garantir o sucesso da sua atividade. O ideal é pensar no design do local de modo que envolva os profissionais para o objetivo da ocasião, o que favorece a interação entre os participantes e o próprio ambiente.
Imagine que você está promovendo uma semana voltada para a comemoração do aniversário da sua empresa. Assim, convida nomes importantes que fizeram parte de toda a trajetória da companhia, além de outras pessoas que vão contribuir para tornar o período de festividades mais descontraído
Algo que vem se tornando tendência e considerado bastante criativo, por exemplo, é o uso de espaços Instagramáveis. Esse conceito nada mais é do que a elaboração de espaços próprios para que os participantes possam compartilhar as fotos no Instagram, em um cenário inusitado e propício para essa finalidade. Caso o seu negócio tenha esse alinhamento com as redes sociais, por exemplo, é uma alternativa para que os colaboradores divulguem a sua marca de maneira espontânea.
Comunicação eficaz
Para o evento funcionar plenamente, é essencial estabelecer uma boa comunicação tanto antes como durante a realização dele. Mas eu vou além: você precisa ser criativo! Faça a divulgação em seus principais canais, utilize a linguagem comum do seu público interno, deixe claros os objetivos do evento, entre outras questões básicas.
Mas o que você acha de formular uma apresentação mais interativa nas semanas anteriores à data oficial? Caso não divulgue o real objetivo da intervenção em seu espaço físico, isso vai aguçar a curiosidade dos profissionais.
No grande dia, a ousadia também é bem-vinda. Recentemente, fui a um evento externo e fiquei encantado com a criatividade dos profissionais de uma organização. Para divulgarem a aquisição de uma empresa em seu grupo, eles fizeram camisas que parodiavam bandas de rock, com a identidade visual que conversava com as duas marcas envolvidas.
Apesar de ser um evento para o público externo, logo tive o insight de que a ação poderia facilmente ser adaptada para um evento institucional, conforme o objetivo desejado. E você, já contou com alguma experiência nesse sentido?
Uso da tecnologia
Existem muitas tendências tecnológicas para tornar o seu evento mais dinâmico e interativo. O uso de aplicativos, por exemplo, pode dar uma programação completa, com todos os horários e atividades que serão executadas ao longo do dia. O EventBase Premium, por exemplo, disponibiliza a programação, mapas do local, fotos e vídeos da organização, além de outras informações úteis em uma plataforma personalizada — disponível para os sistemas iOS e Android. Além disso, tais ferramentas podem trazer dados sobre as atrações, os palestrantes, entre outros pontos.
Vamos voltar ao exemplo da semana de festividades em comemoração ao aniversário de uma empresa? Imagine oferecer em um aplicativo a mesma linha do tempo disposta na parede, mas com informações completas e todos os dados referentes à história do negócio? Ainda pode trazer as principais conquistas ao longo dos anos, profissionais de destaque e membros que contribuíram de alguma forma para o desenvolvimento da companhia.
E como fazer uma filmagem incrível para deixar registrados todos os acontecimentos daquele dia? Fora os profissionais de filmagens convencionais, comuns na maioria dos eventos, as empresas vêm usando drones para captarem ângulos diferenciados e terem a oportunidade de montar um clipe profissional dos melhores momentos.
Escolha dos palestrantes
A escolha dos palestrantes vai depender da finalidade do seu evento. É possível optar por profissionais que consigam motivar as suas lideranças, que dialoguem com a equipe de vendas e até mesmo que alertam as empresas sobre a necessidade de detectar os riscos relacionados à segurança do trabalho.
Por essa razão, o indicado é buscar um profissional que faça um briefing de acordo com a sua proposta, de forma que o momento atenda às suas expectativas. Também faz muita diferença ele ser criativo e saber interagir com os colaboradores do seu negócio, promovendo a integração de toda a equipe.
O senso de humor e a originalidade são outros fatores que valem a pena você considerar na hora de definir os palestrantes para o seu evento. Uma pessoa que foge do senso comum e traz coisas novas para o seu público, com certeza, tornará a ocasião mais descontraída e interessante para a plateia.
Pronto, é assim que se produz um excelente checklist para eventos e palestras. O ideal é ter um planejamento eficaz durante todas as etapas da organização, a fim de que tudo saia dentro do programado e a sua equipe consiga atingir os objetivos traçados. Além disso, procure sempre sair do convencional e surpreender seus colaboradores. Eu não tenho dúvida de que isso deixará os acontecimentos na memória de cada um por um bom tempo.
Agora que você entendeu o que não pode faltar em um checklist para eventos e palestras, que tal se adiantar em relação à escolha dos palestrantes? Entre em contato comigo e vamos conversar!
